Başarılı perakende şirketlerinin yöneticileri gayet iyi bilirler: Satış ve Pazarlama ile Satın alma alanlarında gösterilen başarılar, rekabette öne geçmek için yeterli olmayabilir… Eğer satışa sunulacak binlerce ürün, tedarik zinciri üzerinde olması gerektiği şekilde hazırlanıp, birbirleriyle senkronize, hızlı ve hesaplı bir şekilde ‘’akıp’’, müşterinin kullanımına sunulamıyorsa…
Aynı yöneticiler gene gayet iyi bilirler ki, bu amaç için büyük ümitlerle, yüksek yatırımlarla ve ilave maliyetlerle kurulan yeni depo alanları da çoğu zaman çözüm olamamaktadır. Tam tersine, yeni/ ilave depo alanları kısa süre içinde tıka basa stoklarla doldurulmalarına rağmen, gerek mağazalarda gerekse de depolarda servis derecesi (müşteri siparişinin anında karşılanma oranı) istenilen düzeye bir türlü gelmeyebilmektedir. Diğer bir değişle, ‘’stock-out’’ durumu devam ederken üstüne üstlük bir de şirket likiditesini zorlayan ‘’over-stock’’ durumuyla karşılaşma riski doğabilmektedir.
Pratikte sıkça karşılaşılan bu olumsuzluğun nedeni sır değildir : Sipariş, koli/palet ve kodlama (Barcode/RFID), mal kabul, mal yükleme, mal depolama, fiili stok/kaydı stok arasındaki uyum, fiziki depo tasarım, mal taşıma ve bunları destekleyen teknoloji sistemleri, birbirinden kopuk ‘’yan işler’’ olarak görüldüğü, diğer değişle ‘’akmayıp, birbirine sürtündüğü’’ sürece ve özellikle depolar, ‘’hataların halı altına süpürüldüğü’’ bir mekan haline geldikçe sorunlar azalmamakta, aksine büyümektedir.
O zaman çözüm basittir:
1)Yukarıda anılan süreçler ‘tek elden’’ ve tıpkı üretim şirketlerinde olduğu gibi bir just-in-time seri imalat hattı benzeri anlayışla çalıştırılmalıdır (tedarikçiden-müşteriye uzanan tüm süreçler, üzerinde sürtünme kayıpsız hareket edilmek üzere tasarlanmalıdır). Tedarikçilere siparişler, satıştan gelen planlar ve geçmiş yılların bilgileri çerçevesinde tek elden verilmelidir. ''Sipariş Merkezi'', stok ve servis derecesinden sorumlu olmalıdır.
2)Depolar, hataların kapatıldığı verimsiz ortamlar olmaktan çıkarılmalı, sorunlu sevkiyat ve ürünler (problemler), depolara girmeden çözülmelidir.
3)Bu amaca hizmet edecek birim (Sipariş Merkezi, Depo, Kolileme, Nakliye, Dağıtım, diğer değişle ‘’Tedarik Zinciri Yönetimi’’), şirket organizasyonunda tıpkı Satın Alma (Kategori) ve Satış Pazarlama Birimleri gibi eşit pozisyona taşınmalıdır!
Pekiyi, uygulama da basit midir? İşte bu noktada ‘’genel doğrularla’’, ‘’şirket gerçeklerini ’’ çok iyi tartmak gerekiyor. Doğruları ve ülke/şirket gerçeklerini dengelemeden ve iş planı önceliklerini belirlemeden projeye başlamak doğru değildir. Kulağa hoş gelen, ancak uygulamada karşılığı olmayan aksiyon planlarının perakende literatüründeki adı ‘’Shakespeare’’ dir. Yani, belki şiir gibi olabilir, ancak günlük yaşamla çok da özleşmez!
‘’Genel doğruya’’ bir örnek verelim:
Tedarikçilerinizden hemen uygulanmak üzere şunu talep edebilirsiniz: ‘’Sizler, bugüne kadar mağazalarımıza ayrı ayrı yaptığınız sevkiyatları artık tek bir yere yapacaksınız. Bugünden itibaren sizlere merkezden, düzenli aralıklarla sipariş vereceğiz. Bu siparişler, depomuz için blok olabildiği gibi, mağaza bazlı ayrı ayrı kolilerde de olabilir. Biz, sizin gönderdiğiniz bu sevkiyatları, depolarımızdaki gerek stoktaki ürünlerimizle gerekse de başka tedarikçilerden aynı şekilde anında gelen ihtiyacımız olan diğer ürünlerle kombine edip, kamyoneti yüzde yüz doluluğa yakın bir oranda ilgili mağazalara kendimiz göndereceğiz. Bu durumda siz ürünlerinizi bizim yüzlerce/binlerce mağazalarımıza ayrı ayrı dağıtmayacağınız için ciddi tasarruf yapacaksınız. Bu tasarrufunuzu bize vermenizi veya paylaşmanızı rica ediyoruz. Mevcut iş süreçlerimizi daha da verimlileştirmek amacıyla, sizlerden ayrıca mevcut ürünlerinizin paketleme şekillerinde de değişiklik isteyebiliriz, örneğin palet, küçük koli veya benzeri lojistik taşıma enstrümanları gibi… Bu değişiklikler üzerinde de birlikte çalışabiliriz!’’
‘’Pratikteki gerçeğe’’ de örnekler verelim:
Yaygın dağıtım ağı olan üreticilerin onlarca satış elemanlarının her gün mağazalarınıza girip, kendileriyle ilgili ürün raflarınızı, kendi firmalarının ürünleri lehine yönetmelerinden rahatsızlık duyabilirsiniz. Bu rahatsızlık nedeniyle ve ‘’merkezi tedarik zinciri konsepti’’ doğrultusunda, kendilerine yukarıdaki gibi, artık mağazaya siparişsiz mal almayacağınızı da söyleyebilirsiniz. Ancak eğer depo veya mağazalarınızda gerçek stokunuzun ne olduğunu günlük olarak takip edecek bir sistem kurmamışsanız ve mağaza elemanlarınız, söz konusu üretici firma elemanı (plasiyer) kadar ürüne, müşteriye ve muhtemel talebe hakim değilse, ya vereceğiniz sipariş miktarları yanlıştır ya da sipariş vermeyi atlarsınız. Halbuki tedarikçinin plasiyeri, hem ülkedeki fragmente olmuş perakende satış noktalarının çokluğu nedeniyle zaten sizin satış noktalarınıza da düzenli gitmek durumundadır hem de, çok daha önemlisi, sahadaki ürüne ve müşteriye sizin mağaza personelinden daha hakim olabilir. Eğer bu gerçekler dikkate alınmadan sistem değişikliğine gidilirse, neticenin, o ürünlerde stock-out veya over-stock durumuyla karşılaşmak ve dolayısıyla satış kaybetmek olacağından hiç kuşkunuz olmasın.
Diğer bir örneği de, genelde dezentral yapılan taze ürün kategorilerinden verebiliriz. Tedarikçinizi ve kendi altyapınızı hazırlamadan, domatesi ''optimizasyon'' amaçlı Antalya’dan İzmir merkez depoya getirip, oradan tekrar Antalya mağazalarınıza gönderirseniz, sizin Antalya mağazasında satışa sunduğunuz (yorgun) domatesin müşteri tarafından talep görmeyeceği ve büyük ölçüde çöpe gideceği kesindir.
Buna benzer örnekleri çoğaltmak mümkün… Kanımızca, fikir ne kadar mükemmel olursa olsun, sizi ve ülkenizin alt yapısını tanımayan ''perakende gurusu'' bir İngiliz, Amerikan, Fransız veya Alman uzmanın aksi görüşü olsa da, eğer;
-Multiformat bir organizasyonunuz varsa,
-Depo ve mağazalarınızda kaydi stoğunuz ile fiili stoğunuz aynı değilse ve bunu sağlayacak bir sistemi henüz kuramadıysanız,
-Tedarikçileriniz merkez deponuza sizin istediğiniz şekilde sevkiyat yapmaya hazır değilse ve halen mağaza cironuzu yapan ürünlerin % 30’unun üzerinde bir oranla mağazalarınıza doğrudan sevkiyat yapıyorlarsa,
-Kendi depolarınızdan mağazalarınıza servis dereceniz hâlihazırda %95 in, mağazalarınızdaki müşteri servis dereceniz %90’nın altındaysa,
-Tedarik zinciri üzerindeki süreçler, IT sisteminizde birbirine entegre değil, ‘’yamalı bohça’’ programlarla idare ediliyorsa
-Satınalma, Satış/Pazarlama ve Lojistik birimleriniz, bu süreçlerle ilgili aralarında mutabakat sağlamamışsa ve bunları bir çatı altında yönetmeyen, ama yönetiyormuş gibi görünen zayıf bir İcra Kurulu Başkanınız varsa,
büyük ölçekli merkezi tedarik zinciri modeline geçmeden önce, ‘’karakterli’’ ve ‘’üst yönetim tarafından desteklenen’’ bir Lojistik Birimi ile mevcut sorunlarınızı adım adım optimize edip, belirli bir olgunluğa eriştikten sonra bir üst kulvara evrilmek daha doğru olacaktır.
